Organizar nosso tempo, que nos dias atuais está cada vez mais atribulado, é importante tanto para nossas responsabilidades como profissional, quanto para nossos afazeres pessoais. Em se tratando de projetos web, é importante definir listas de atividades para melhor detalhar as responsabilidades ao longo da produção.

Para esta temática, nada melhor do que definir check-lists (as chamadas to-do lists) para detalhar tarefas de curto prazo (algumas horas ou alguns dias) ou até mesmo tarefas de longo prazo que implicam no escopo de desenvolvimento do projeto. A idéia aqui não necessariamente é chegar num nível de detalhamento que um PMBOK propõe, apesar de seus conceitos também serem essenciais para a produção de qualquer projeto.

Tipos de check-lists

Para qualquer coisa que faço costumo definir várias check-lists para me organizar. Algumas pequenas, outras longas. A idéia é definir a revelância do uso que cada check-list terá, senão nem é necessário fazê-las, visto que isso poderia até desorganizar aquilo que, inicialmente, era para se organizar.

Costumo criar check-lists para:

• A definição de todos os processos de um projeto, desde o primeiro estudo até a última linha de código. Esta lista de atividades costuma ser extensa, mas é ótima para delimitar os pontos à fazer. Ela é praticamente uma decalaração de requisitos;
• A definição dos pontos à fazer de um módulo específico de um projeto, como por exemplo a parte de diagramação ou a modelagem de banco de dados;
• Lembretes que devem ter rápida execução. Por exemplo algo que defino pela manhã e devo fazer no fim do dia, ou algo que devo implementar no dia seguinte. Essas listas eu costumo ter sempre no bolso. Elas costumam ser pequenas e muito eficazes;
• A declaração de afazeres inerentes à produção, porém que estão fora da linha de desenvolvimento. Por exemplo a aquisição ou teste de uma ferramenta de apoio, a necessidade de contato com clientes ou pessoas envolvidas no projeto, reuniões, e etc;
• A declaração dos novos desafios que busco. Isso mesmo! Até para os estudos fazemos para incrementar um projeto ou até mesmo para aprimorar nossa linha de conhecimento é interessante ter uma lista de à fazer. Até porque teremos que definir um tempo para que este estudo aconteça, assim como acontece em qualquer fase de um projeto. É claro que grande parte da nossa aprendizagem acontece naturalmente, mas às vezes não temos tempo para nos aprofundarmos num determinado assunto. Então, é só colocá-lo numa pauta de estudos.

Mas… Como fazer uma check-list eficaz?

Existem algumas ferramentas na rede que podem facilitar a construção de check-lists e organizar nosso tempo. Posso citar o toggl, o backpack ou o tadalist da famosa 37signals, ou ainda o Remember The Milk (agradecimentos ao Walmar pela dica). Porém a criação de uma boa check-list está além de uma boa ferramenta de to-do. Em determinados casos um pequeno post-it pode resolver o problema. A questão é saber se organizar no tempo e definir os pontos importantes daquilo que se pretende fazer. No meu caso até o celular ajuda! Nele há recursos de listas de atividades integradas ao calendário, assim posso ver meus afarezes a qualquer momento e em qualquer lugar!

Check-lists não são relatórios

Até pode-se criar algo incrementado, para uma apresentação, por exemplo. Mas ao meu ver as check-lists devem ser sucintas e objetivas, focando diretamente no ponto chave daquilo que se deve fazer. Check-lists são para nos guiar no tempo, não para nos dizer como fazer os processos, ou seja, as idéias devem estar pré-definidas em nossa mente. As check-lists, apenas, nos apresentam o que devemos fazer e quando devemos fazer.